Manchmal ist es nur eine kurze Nachricht, die einen längeren Gedankengang auslöst. Bei mir war es eine Meldung über Rostock. Oberbürgermeisterin Eva-Maria Kröger will die Zahl der Beamtenstellen in der allgemeinen Stadtverwaltung langfristig von 155 auf zehn reduzieren. Die Berufsfeuerwehr ist ausgenommen. Frei werdende Stellen sollen überwiegend mit Tarifbeschäftigten besetzt werden.
Mein erster Gedanke war: Es ist längst überfällig, das deutsche Berufsbeamtentum grundsätzlich zu hinterfragen. Damit meine ich nicht, dass Beamte schlechter arbeiten oder ihr Status grundsätzlich überflüssig wäre. Für bestimmte hoheitliche Aufgaben hat er seinen Sinn. Aber warum muss ein großer Teil der kommunalen Verwaltung noch in einem besonderen Status organisiert sein, der aus einer völlig anderen Staats- und Arbeitswelt stammt?
Je länger ich darüber nachdachte, desto mehr änderte sich mein Blick. Denn während wir diskutieren, ob ein Verwaltungsmitarbeiter Beamter oder Tarifbeschäftigter sein sollte, verändert sich die Arbeit, die er überhaupt noch erledigen muss. Ein erheblicher Teil der Verwaltung besteht aus Informationsverarbeitung: Anträge erfassen, Unterlagen prüfen, Daten zusammenführen, Fristen überwachen, Standardbescheide vorbereiten und Anfragen beantworten. Genau diese Tätigkeiten werden Digitalisierung und künstliche Intelligenz grundlegend verändern.
Ich halte es für wahrscheinlich, das ein großer Teil dieser Arbeit, zukünftig mit Hilfe von KI viel schneller erledigt werden kann. Damit bin ich dann bei einer größeren Frage: Wie sieht eine kommunale Verwaltung denn zukünftig aus, wenn ein erheblicher Teil der Routinearbeit automatisiert werden kann? Über die Zukunft der Verwaltung gibt es unzählige Prognosen. Die einen erwarten eine KI-Revolution, andere warnen vor technischen, rechtlichen oder organisatorischen Problemen. Für eine belastbare Einschätzung müssen wir aber gar nicht so weit in die Zukunft schauen. Es gibt längst deutsche Kommunen, die Verwaltungsleistungen einfacher organisieren als andere, Erfahrungen mit Prozessmanagement, digitaler Antragstellung und automatisierter Vorgangsbearbeitung sowie Verfahren, bei denen für dieselbe Leistung unterschiedlich viel Arbeitszeit anfällt. Man könnte die besten Verfahren zusammentragen und vergleichen – nicht als Sammlung schöner Digitalisierungsprojekte, sondern mit einer einfachen Frage: Wie viel Arbeit steckt in einem schlecht organisierten Prozess, wie viel in einem guten und wie viel bleibt bei vollständiger Digitalisierung?
Wenn ein Vorgang heute zweieinhalb Stunden Sachbearbeitung erfordert, eine gut organisierte Kommune aber nur 1,2 Stunden benötigt und ein digitalisierter Prozess mit 0,4 Stunden auskommt, haben wir bereits eine messbare Produktivitätssteigerung. Untersucht man solche Unterschiede bei Hunderten oder Tausenden von Verwaltungsprozessen, entstünde ein präziseres Bild und wir bekämen eine brauchbare Grundlage zur Beantwortung der Frage: „Wie viel menschliche Arbeitszeit brauchen wir noch, wenn wir gute Verfahren flächendeckend einsetzen und anschließend die Möglichkeiten der KI nutzen?“ Das wäre eine seriöse Grundlage für eine Prognose der Verwaltung des Jahres 2035.
Dieser Gedanke führt mich zur Diskussion über das im Bau befindliche Stadthaus 4 in Münster. Das Projekt ist weiterhin umstritten. Rund 90 Millionen Euro werden investiert. Etwa 1.000 Beschäftigte sollen dort an 800 Arbeitsplätzen arbeiten. Gleichzeitig will die Stadt acht angemietete Standorte aufgeben und dadurch langfristig Bürofläche einsparen. Kritiker sehen darin eine teure Fortschreibung bestehender Strukturen, vielleicht sogar Realitätsverweigerung: Während Digitalisierung und KI die Arbeitswelt verändern, baue man ein großes Verwaltungsgebäude für die Verwaltung von heute.
Diese Kritik würde ich nicht einfach übernehmen. Die Stadt hat versucht, das Projekt mit einer veränderten Arbeitsorganisation zu verbinden. Desk-Sharing, mobile Arbeit, flexible Raumkonzepte und die Bündelung von Verwaltungsbereichen gehören zum Konzept. Die interessante Frage ist deshalb nicht, ob 90 Millionen Euro viel Geld sind. Natürlich sind sie das. Sie lautet: Passt die Verwaltungsorganisation, für die wir heute dieses Gebäude bauen, noch zu der Verwaltung, die wir 2035 brauchen? Wenn Digitalisierung und KI einen erheblichen Teil der Routinearbeit verändern, verändert sich nicht nur die Zahl der Mitarbeiter, sondern auch die Art der benötigten Arbeitsplätze.
Vielleicht brauchen wir dann weniger klassische Schreibtische, dafür mehr Räume für Beratung und Bürgerkontakt. Vielleicht mehr Spezialisten für Daten, Prozesse und IT und weniger klassische Sachbearbeitung. Vielleicht arbeiten viele Beschäftigte nur an bestimmten Tagen im Büro, während andere Aufgaben vollständig digital erledigt werden und persönliche Kommunikation gerade deshalb wichtiger wird.
Das ist nicht sicher. Aber genau deshalb müssten wir diese Fragen stellen, bevor wir langfristig große Summen in Verwaltungsstrukturen und Gebäude investieren.
Noch diskutieren wir häufig zuerst über Stellen, dann über Organisation und irgendwann über Digitalisierung. Eigentlich müsste es umgekehrt sein. Zuerst müssten wir fragen, welche Aufgaben eine Kommune künftig selbst erledigen muss. Danach, welche sich vereinfachen, standardisieren und digitalisieren lassen. Erst dann geht es darum, welche Tätigkeiten menschliches Urteil, Fachwissen und Verantwortung erfordern. Am Ende sollte die Frage stehen, wie viele Menschen dafür gebraucht werden, welche Qualifikationen sie benötigen und welcher Beschäftigungsstatus angemessen ist.
Dann würde sich auch die Beamtenfrage neu stellen.
Vielleicht brauchen wir deutlich weniger Beamte in der kommunalen Verwaltung. Vielleicht brauchen wir aber nicht einfach weniger Menschen, sondern andere Menschen mit anderen Aufgaben. Wenn eine KI Informationen zusammenträgt, Daten abgleicht und einen Bescheidentwurf vorbereitet, bleibt entscheidende menschliche Arbeit: Ist der Sachverhalt richtig erfasst? Wurde das Recht korrekt angewandt? Gibt es einen besonderen Einzelfall? Muss jemand mit dem Bürger sprechen? Ist die Entscheidung angemessen? Wer übernimmt die Verantwortung? Die Verwaltung würde sich von der reinen Sachbearbeitung hin zu Beratung, Kontrolle, Fachlichkeit und Entscheidung bewegen. Diese Vorstellung finde ich gar nicht schlecht!
Das könnte eine Chance sein. Die gewonnene Zeit müsste nicht zwangsläufig eingespart werden, sondern könnte in komplizierte Fälle, Beratung, Planung, Kontrolle und persönliche Unterstützung fließen. So gesehen, ist die Rostocker Entscheidung für mich weniger eine Diskussion darüber, ob Beamte zu teuer oder Tarifbeschäftigte billiger sind. Sie ist ein Anlass, grundsätzlicher zu fragen: Wie muss eine kommunale Verwaltung organisiert sein, wenn intelligente Prozesse einen erheblichen Teil der Routinearbeit übernehmen?